賃貸住宅の退去時に発生するトラブルは、敷金（入居時に預ける保証金）返還や原状回復（元の状態に戻すこと）費用をめぐる問題が中心となります。
慌てる必要はありません。適切な知識があれば、冷静に対応できます。
まず重要なポイントを確認し、その後段階的に対処していきます。
大家や管理会社との話し合いが平行線をたどる場合、内容証明郵便（送った内容を証明できる郵便）は強力な解決手段となります。
内容証明郵便は、いつ、誰に、どのような内容の文書を送ったかを郵便局が証明してくれる制度で、法的効力を持つ重要な証拠となります。
本記事では、賃貸退去トラブルにおける内容証明郵便の効果的な活用方法について、具体的な事例や手続きの流れを交えながら詳しく解説します。
適切な知識と対応により、泣き寝入りすることなく正当な権利を守ることができるでしょう。
1982年にサレジオ学院高校を卒業後、中央大学法学部法律学科に進学し1987年に卒業。法曹界を志し、様々な社会経験を経た後、2016年に行政書士試験に合格。2017年4月に「綜合法務事務所君悦」を開業。法律知識と実務経験を活かし、国際業務を中心に寄り添ったサービスを提供している。
日本行政書士会連合会 神奈川県行政書士会所属
登録番号 第17090472号
原状回復における責任の所在は、「通常の使用による経年劣化（時間が経って自然に古くなること）」なのか「入居者の故意・過失による損傷」なのかによって判断されます。
賃貸退去時のトラブルを避けるためには、この基本的な区分を正しく理解することが重要です。
民法第606条および第621条では、賃借人には「善管注意義務（注意深く大切に扱う義務）」があり、通常の注意をもって物件を使用・管理する義務があるとされています。
一方で、貸主には通常使用による損耗の修繕義務があります。
国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」では、通常の使用による損耗については貸主負担が原則とされており、具体的な負担区分（誰が費用を払うかの分け方）の基準が示されています。
壁紙やカーペットの耐用年数（使える期間の目安）は6年、クッションフロアは6年、フローリングは経年劣化を考慮しないなど、設備ごとに具体的な基準が設けられており、入居期間に応じた負担割合の計算方法も明確化されています。
つまり、賃貸の退去トラブルを防ぐためには、法的根拠に基づいた責任区分を理解し、不当な請求に対しては内容証明郵便を活用して適切に対処することが効果的な解決手段となります。
内容証明郵便は単なる書留とは根本的に異なる制度です。書留は配達の事実のみを証明しますが、内容証明郵便は文書の内容そのものを郵便局が証明してくれる点が大きな特徴です。
内容証明郵便では、送付者・受取人・郵便局がそれぞれ同一の文書を保管し、文書の内容と送付の事実を公的に証明します。
これにより「そんな書面は受け取っていない」「内容が違う」といった言い逃れを防ぐことができ、後の法的手続きにおいて重要な証拠となります。
作成時は1行20字以内、1枚26行以内という制限があり、謄本を3通作成する必要があります。
内容証明郵便の最大のメリットは、相手方に対する心理的プレッシャーと法的な証拠能力の両立にあります。
正式な手続きを踏んだ書面であることから、受取人に対して真剣度を伝える効果があります。
具体的には、敷金返還請求や過大な原状回復費用の減額要求において、根拠となる法律や判例を明記した内容証明郵便を送付することで、相手方に再考を促すことができます。
また、時効の中断効果もあり、消滅時効が迫っている場合には重要な意味を持ちます。
後に調停（第三者を交えた話し合い）や訴訟に発展した場合も、交渉の経緯を示す重要な証拠として活用できるため、解決への道筋が明確になります。
実際の退去トラブルにおいて内容証明郵便がどのように活用されるかを、国土交通省ガイドライン（国が示した原状回復の指針）に基づいた具体的な事例で示します。
| トラブル事例 | 内容証明郵便の活用内容 | 期待される効果・結果 |
|---|---|---|
| 経年劣化を借主負担とする不当請求 | ガイドラインの該当条文を引用し、経年劣化は貸主負担である旨を通知 | 不当請求の撤回と適正な敷金返還の実現 |
| 過大な原状回復費用の請求 | 部分補修で済む箇所の全面張替え請求に対し、必要最小限の範囲での修繕を主張 | 修繕範囲の見直しと費用の適正化 |
| 敷金返還の長期延滞 | 法定期限内での返還義務と遅延損害金の発生を通知 | 迅速な敷金返還と遅延損害金の支払い |
| 契約書にない特約による費用請求 | 特約の合理性とガイドラインとの整合性について疑義を提起 | 不合理な特約の無効確認と請求の取り下げ |
| 立会い記録の改ざん疑い | 入居時写真と立会い記録の矛盾を指摘し、事実関係の確認を要求 | 正確な損傷状況の再確認と適正な費用算定 |
| 管理会社の対応放置 | ガイドラインに基づく適切な対応と回答期限を明示して催促 | 管理会社の真摯な対応と問題解決への着手 |
これらの事例では、内容証明郵便により客観的な根拠に基づいた主張を行うことで、相手方の認識を改めさせ、適正な解決に導くことができます。
内容証明郵便の作成で、まず大切なのは問題の全体像を把握することです。
下記の項目に沿って、作成に必要な情報および資料を準備しましょう。
「Step01」で準備した情報および資料に基づいて文章を作成していきます。
文章の作成のポイントは以下の通りとなります。
以下は、敷金返還請求の内容証明郵便のテンプレートです。
交渉を前提とした丁寧な内容にしています。
敷金返還請求の内容証明郵便のテンプレート
発送日 令和〇年〇月〇日
被通知人 〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
〇〇〇不動産株式会社
代表取締役 〇〇 〇〇 様
通知人 〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
氏名 〇〇 〇〇
電話番号: 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス: 〇〇〇〇@〇〇〇〇.〇〇.〇〇
通知書
拝啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、私こと〇〇 〇〇は、貴社が管理されている下記物件を令和〇年〇月〇日から令和〇年〇月〇日まで賃借しておりました。
物件情報
物件名 〇〇〇〇マンション
部屋番号 〇〇〇号室
所在地 〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
契約期間 令和〇年〇月〇日～令和〇年〇月〇日
敷金 金〇〇〇,〇〇〇円
契約時に敷金として金〇〇〇,〇〇〇円をお預けしておりましたが、退去後の本日に至るまで敷金の返還がございません。当該物件の退去時に行われた立会いでは、通常の使用による経年劣化以外の特段の損傷は確認されておらず、原状回復費用が発生する旨の説明もございませんでした。
つきましては、民法第６２２条の規定に基づき、敷金として預けた金〇〇〇,〇〇〇円の返還を請求いたします。
なお、本状到着後〇週間以内（令和〇年〇月〇日まで）に、下記の口座へのお振込みをお願い申し上げます。
振込先
金融機関名 〇〇銀行
支店名 〇〇支店
口座種別 普通
口座番号 〇〇〇〇〇〇〇
口座名義 〇〇 〇〇（カナ表記）
万が一、敷金から控除すべき費用があるとお考えの場合は、その具体的な内容と金額の根拠資料（見積書（工事費用の予想額を示した書類）、請求書、作業内容の詳細など）をご提示くださいますようお願い申し上げます。適正な根拠に基づく費用については誠意をもって対応させていただく所存です。
本件に関しまして何かご不明な点やご質問等ございましたら、上記連絡先までご連絡いただければ幸いです。円満な解決に向けて誠意をもって対応させていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
氏名 〇〇 〇〇（印）必要に応じて、実際の状況（退去時の状況、やり取りの経緯等）を追記してください。また、送付前に法的な助言を得ることをお勧めします。
内容証明郵便を発送するときは、同じ内容の文書を3部準備することが必要です。
このうち、1部が実際に発送され、1部は郵便局で保管されます。
もう1部は郵便局の消印が押された後、差出人の控えとして渡されます。
これは持ち帰り、ご自身で保管します。
内容証明郵便の中の差出人の氏名を記載した部分に捺印します。
これは3部すべてに必要です。個人の場合は認印で構いませんが、実印を使用するとより確実です。
法人の場合は法人印を捺印します。
内容証明文書が2ページ以上になるときは、ホッチキスでとめて、その綴じ目に割印をしてください。
割印は差出人の氏名の横に捺印した印と同じ印を使用する必要があります。
封筒1通を準備し、封筒に相手の住所、氏名または社名と差出人であるご自身の住所、氏名を書きます。
封筒の記載は、内容証明郵便の文書中の相手の住所と氏名または社名、差出人の住所と氏名の記載と同じにする必要があります。
また、内容証明郵便の文書中にご自身の住所と氏名にあわせて、電話番号を記載した場合は、封筒にも同じように電話番号を記載してください。
「Step02」から「Step05」で準備した内容証明郵便3部と封筒1通を郵便局に持参します。
ただし、郵便局によって内容証明郵便を取り扱っているところとそうでないところがありますので、郵便局に行く前にその郵便局が内容証明郵便を扱っているかどうか確認して下さい。
郵便局に持参すると、郵便局の職員に「配達証明はつけますか？」と聞かれる場合があります。
配達証明は、内容証明郵便を相手がいつ受け取ったのかを知るために必要なものなので、必ず配達証明をつけてもらうようにお願いして下さい。
内容証明郵便の3部のうち1部は郵便局の消印を押した後、差出人の控えとして渡されますので、持ち帰って大切に保管します。この控えは今後の交渉や裁判の際の重要な証拠となります。
内容証明郵便を受け取った貸主は通常1週間〜2週間程度で回答します。回答がない場合は、電話や再度の内容証明郵便で督促することも検討しましょう。
貸主から回答があった場合、その内容に応じて以下の対応を取ります。
お互い金額に納得がいけば退去費用の精算が完了します。合意内容は必ず書面で残しておきましょう。
内容証明郵便を送付してから約2週間待ち、それでも解決しない場合は、消費生活センターや国民生活センター、法テラスなどの公的機関に相談するか、少額訴訟（60万円以下の争いを簡単に解決する裁判）を検討します。
少額訴訟は60万円以下の請求に使える比較的簡易な手続きで、通常1回の審理で終了します。
賃貸退去トラブルにおける内容証明郵便は、法的根拠に基づいた正当な権利主張を行う効果的な手段です。
通常損耗は貸主負担という民法の原則と国土交通省ガイドラインを踏まえ、適切な文書作成により相手方との建設的な話し合いを促すことができます。
心理的プレッシャーと証拠能力を兼ね備えた内容証明郵便は、調停や訴訟前の重要なステップとして位置づけられます。
泣き寝入りせず、正当な権利を守るためにも、適切な知識と対応で臨むことが大切です。
