e内容証明郵便の書き方から出し方まで徹底解説
「e内容証明郵便って何だろう」「書き方や出し方がわからない」と感じていませんか。
e内容証明郵便とは、日本郵便が提供するオンラインサービス「Webゆうびん」を使い、パソコンから24時間いつでも内容証明郵便を送れる仕組みです。
賃貸物件の退去時に敷金が返還されない場合や、不当に高額な退去費用を請求された場合に、内容証明郵便で貸主へ返還請求を行うことで法的な証拠を残せます。
この記事では、e内容証明郵便の基本的な仕組みから、退去費用・敷金返還請求での具体的な書き方、そして実際の出し方までを初心者にもわかりやすく解説します。
なお、内容証明を送っても相手が受け取りを拒否した場合の対処法については「内容証明の受け取り拒否への対処法」で詳しく解説しています。
監修者
1982年にサレジオ学院高校を卒業後、中央大学法学部法律学科に進学し1987年に卒業。法曹界を志し、様々な社会経験を経た後、2016年に行政書士試験に合格。2017年4月に「綜合法務事務所君悦」を開業。法律知識と実務経験を活かし、国際業務を中心に寄り添ったサービスを提供している。
日本行政書士会連合会 神奈川県行政書士会所属
登録番号 第17090472号
e内容証明郵便の概要と窓口との違い
- e内容証明郵便は日本郵便のオンラインサービスで24時間送付できる
- 郵便局の窓口で送る内容証明郵便との違い
- e内容証明郵便の費用と料金の内訳
退去費用を不当に請求された際、どうやって貸主に返還を求めればよいのかわからず困っていませんか。
ここでは、内容証明郵便の基本と、オンラインで送れるe内容証明の仕組みをまず整理します。
e内容証明郵便は日本郵便のオンラインサービスで24時間送付できる
まず、内容証明郵便とは「いつ、どのような内容の文書を、誰から誰に送ったか」を日本郵便が公的に証明してくれるサービスです。
e内容証明郵便（Webゆうびん）は、この内容証明郵便をパソコンからオンラインで送付できるサービスで、24時間365日いつでも送付可能な仕組みです。
賃貸退去時に敷金が返還されない場合や、ガイドラインを無視した高額な退去費用を請求された場合に、貸主や管理会社へ返還請求を行う証拠として活用できます。
民法第97条は「意思表示は、その通知が相手方に到達した時からその効力を生ずる」と定めており、内容証明郵便はこの「到達」を証明する手段として裁判でも有効な証拠になります。
ゲン内容証明郵便は法的な証拠力を持つため、退去費用トラブルの交渉で大きな武器になります。
民法第97条第1項：意思表示は、その通知が相手方に到達した時からその効力を生ずる。
郵便局の窓口で送る内容証明郵便との違い
次に、郵便局の窓口で送る従来の内容証明郵便とe内容証明郵便の違いを整理します。
| 比較項目 | e内容証明（Webゆうびん） | 窓口の内容証明 |
|---|---|---|
| 受付時間 | 24時間365日 | 郵便局の営業時間内 |
| 文書の用意 | Word形式でアップロード | 同一内容の文書を3通用意 |
| 書式制限 | 1枚1,584字まで（横書きのみ） | 1枚520字（26行×20字） |
| 送付方法 | パソコンからオンライン | 郵便局窓口で直接差出し |
| 費用目安（1枚） | 約1,500円〜 | 約1,300円〜 |
| 配達証明 | オプションで追加可能 | オプションで追加可能 |
e内容証明の最大のメリットは、窓口に出向く手間と時間の削減です。
特に退去後に遠方へ引っ越した場合や、仕事の都合で平日に郵便局へ行けない場合に便利です。
民法第621条は原状回復義務の範囲を「通常の使用による損耗」と「経年変化」を除くと定めており、この範囲を超えた請求に対して内容証明郵便で返還を求めることができます。
ゲンe内容証明なら深夜でも休日でもパソコンから送付できるため、忙しい方にも利用しやすいサービスです。
民法第621条：賃借人は、賃借物を受け取った後にこれに生じた損傷（通常の使用及び収益によって生じた賃借物の損耗並びに賃借物の経年変化を除く。）がある場合において、賃貸借が終了したときは、その損傷を原状に回復する義務を負う。
e内容証明郵便の費用と料金の内訳
さらに、e内容証明郵便の利用にかかる費用を確認しておきましょう。
| 料金項目 | 金額（税込） |
|---|---|
| 電子郵便料金 | 15円／枚 |
| 内容証明料金（1枚目） | 382円 |
| 内容証明料金（2枚目以降） | 各360円 |
| 一般書留料金 | 480円 |
| 謄本送付料金 | 304円 |
| 配達証明料金（任意） | 350円 |
| 合計目安（1枚・配達証明付き） | 約1,530円 |
- 最新の料金は日本郵便のWebサイトで確認してください
敷金返還請求であれば通常1〜2枚で収まるため、約1,500円〜2,000円で利用可能な料金体系です。
仮に10万円の敷金を返還させるために約1,500円の費用で内容証明を送ることができるなら、費用対効果は非常に高いといえます。
民法第703条は「法律上の原因なく他人の財産によって利益を受けた者」に返還義務があると定めており、不当に差し引かれた敷金の返還を求める法的根拠になります。
ゲン約1,500円の費用で法的な証拠を残せると考えれば、送らない理由はほとんどありません。
民法第703条：法律上の原因なく他人の財産又は労務によって利益を受け、そのために他人に損失を及ぼした者は、その利益の存する限度において、これを返還する義務を負う。
敷金が返ってくる割合の目安を知りたい方は「敷金が返ってくる割合」をご覧ください。
e内容証明郵便の書き方と記載項目
- 敷金返還請求で記載すべき基本項目
- 法的効力を高めるための文面のポイント
- e内容証明で送る文書の書式制限
内容証明郵便の書き方に決まった「テンプレート」はありませんが、退去費用トラブルで法的効力を発揮させるために押さえておきたい記載項目があります。
ここでは敷金返還請求を例に、具体的な書き方を解説します。
敷金返還請求で記載すべき基本項目
まず、敷金返還請求の内容証明郵便には以下の項目を漏れなく記載する必要があります。
- 差出人（借主）の氏名・現住所
- 受取人（貸主または管理会社）の名称・住所
- 賃貸借契約の締結日・物件所在地
- 敷金の預入額と返還請求額
- 返還期限（通知到達後2週間が目安）
特に重要なのは敷金の預入額と返還請求額の明記です。
例えば、「敷金として15万円を預け入れましたが、退去後の精算で8万円を差し引かれたため、差額の8万円の返還を請求します」のように、具体的な金額と根拠を記載します。
民法第622条の2は、賃貸借が終了し物件を返還した時点で、貸主は敷金から債務額を控除した残額を返還する義務があると定めています。
ゲン金額を具体的に記載することで、請求の根拠が明確になり交渉がスムーズに進みます。
民法第622条の2第1項：賃貸人は、敷金を受け取っている場合において、賃貸借が終了し、かつ、賃貸物の返還を受けたときは、賃借人に対し、その受け取った敷金の額から賃貸借に基づいて生じた賃借人の賃貸人に対する金銭の給付を目的とする債務の額を控除した残額を返還しなければならない。
法的効力を高めるための文面のポイント
次に、内容証明の文面に法的効力を持たせるために押さえておきたいポイントを解説します。
最も効果的なのは、法的措置を示唆する一文の追加です。
例えば「本書面到達後2週間以内にお支払いいただけない場合は、法的措置を検討せざるを得ません」という一文を加えることで、相手に返還を促す効果が高まります。
また、国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」や民法の条文番号を引用して、ガイドラインでは経年劣化による通常損耗は貸主負担であると明記すると説得力が増します。
ゲン法的根拠を文面に盛り込むだけで、相手の対応が大きく変わるケースは少なくありません。
民法第1条第2項：権利の行使及び義務の履行は、信義に従い誠実に行わなければならない。
e内容証明で送る文書の書式制限
加えて、e内容証明郵便で送る文書にはいくつかの書式制限があるため、事前に確認しておきましょう。
| 項目 | 制限内容 |
|---|---|
| ファイル形式 | Word形式（.doc / .docx）のみ |
| 文字数上限 | 1枚あたり最大1,584字 |
| 用紙方向 | 横書きのみ（縦書き不可） |
| 枚数上限 | 最大5枚まで |
| 差出通数 | 1回の操作で1通のみ（複数宛先は個別送信） |
敷金返還請求の文書は通常1〜2枚で収まりますが、1枚あたり最大1,584字の文字数上限を超えないよう注意が必要です。
なお、自分で書くことが難しい場合は、行政書士に文書の作成を依頼する方法もあります。
民法第99条は代理について定めており、行政書士が代理人として内容証明の文書を作成することが認められています。
ゲン文書作成に不安がある場合は、専門家に相談することも有効な選択肢です。
民法第99条第1項：代理人がその権限内において本人のためにすることを示してした意思表示は、本人に対して直接にその効力を生ずる。
退去費用の交渉を専門家に依頼したい方は「退去費用の交渉代行」もあわせてご確認ください。
e内容証明郵便の出し方と手続きの流れ
- Webゆうびんの会員登録から文書作成までの手順
- 差出しの確認と決済方法
- 送付後の対応と配達証明の活用方法
書き方がわかったら、次は実際にe内容証明郵便を送る手順です。
パソコンとインターネット環境があれば、会員登録から送付完了まで30分程度で手続きが完了します。
Webゆうびんの会員登録から文書作成までの手順
まず、日本郵便の「Webゆうびん」にアクセスし、無料の会員登録を行います。
登録にはメールアドレスと本人確認情報が必要で、登録完了後すぐにe内容証明の利用を開始できます。
文書はWord形式で作成し、Word形式でのファイルアップロードで送付する仕組みです。
民法第415条は債務不履行に対する損害賠償請求を定めており、貸主が敷金返還義務を果たさない場合は内容証明で債務の履行を催告し、法的措置への足掛かりにすることができます。
ゲン会員登録は無料ですので、まずはWebゆうびんのサイトにアクセスしてみてください。
民法第415条第1項：債務者がその債務の本旨に従った履行をしないとき又は債務の履行が不能であるときは、債権者は、これによって生じた損害の賠償を請求することができる。
差出しの確認と決済方法
次に、アップロードした文書の内容を確認画面でチェックし、差出人と受取人の住所・氏名を入力します。
決済方法はクレジット決済による即時完了が可能で、料金後納（月払い）も選択できます。
確認画面では文書の内容が正しく反映されているか、特に受取人の名称や住所に誤りがないかを必ずチェックしてください。
民法第533条の同時履行の抗弁権により、敷金の返還と物件の明渡しは同時に履行すべきとされています。
ゲン差出し前に受取人情報を二重チェックすることで、送り直しの手間と費用を防げます。
民法第533条：双務契約の当事者の一方は、相手方がその債務の履行を提供するまでは、自己の債務の履行を拒むことができる。ただし、相手方の債務が弁済期にないときは、この限りでない。
送付後の対応と配達証明の活用方法
さらに、e内容証明郵便を送付した後の対応も重要です。
配達証明をオプションで付けている場合、相手に届いた日付が記載された配達証明書が届きます。
この配達証明による到達の確認は、返還期限の起算日を明確にする上で欠かせません。
例えば「到達後2週間以内に返還してください」と記載した場合、配達証明の日付から2週間が期限となり、それを過ぎても返還がなければ少額訴訟などの法的手段に移行する根拠になります。
ゲン配達証明は少額の追加料金で取得できるため、内容証明と一緒に付けておくことをお勧めします。
民法第95条第1項：意思表示は、次に掲げる錯誤に基づくものであって、その錯誤が法律行為の目的及び取引上の社会通念に照らして重要なものであるときは、取り消すことができる。
e内容証明郵便に関するよくある質問
まとめ
- e内容証明郵便はWebゆうびんから24時間オンラインで送付できる
- 費用は1枚あたり約1,500円で敷金返還請求の証拠として有効
- 文書には敷金額・返還請求額・返還期限・法的根拠を明記する
- 配達証明を付けることで到達日が確定し法的効力が高まる
- 返還されない場合は少額訴訟や民事調停への移行を検討する
e内容証明郵便は、賃貸退去時の退去費用の不当請求への法的対抗手段として非常に有効です。
24時間いつでもパソコンから送付でき、約1,500円の費用で法的な証拠を残すことができます。
敷金が返還されない場合や退去費用が高額すぎると感じた場合は、まずe内容証明郵便で貸主に返還を求めてみてください。
敷金返還請求書の具体的な書き方については「敷金返還請求書の書き方と内容証明郵便での送付手順」もあわせてご覧ください。
なお、退去立会いの際に注意すべきポイントについては「退去立会いの注意点とチェックポイント」で詳しく解説しています。
敷金以上の退去費用を請求された場合の対処法については「敷金以上の請求への対処法」を参考にしてください。
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