相手に重要な通知を送ったのに、このような悩みを抱えていませんか？
内容証明郵便は、いつ、誰が、誰に対して、どのような内容の文書を送ったのかを公的に証明できる特別な郵便サービスです。
契約トラブルや賃貸問題、債権回収など、法的な効力を持たせたい文書のやり取りに最適です。
この記事では、行政書士の視点から敷金返還請求を例とした内容証明郵便の基本から作成方法、送付手順まで、誰でも実践できるように分かりやすく解説します。
これを読めば、あなたも法的な証拠能力を持つ文書をしっかりと相手に届けることができるようになります。
自己紹介文要約：
1982年にサレジオ学院高校を卒業後、中央大学法学部法律学科に進学し1987年に卒業。法曹界を志し、様々な社会経験を経た後、2016年に行政書士試験に合格。2017年4月に「綜合法務事務所君悦」を開業。法律知識と実務経験を活かし、国際業務を中心に寄り添ったサービスを提供している。
日本行政書士会連合会 神奈川県行政書士会所属
登録番号 第17090472号
内容証明郵便とは、差出人が作成した文書の内容と、その文書をいつ、誰から誰に送ったかを日本郵便が証明する特殊な郵便サービスです。
法律上の正式名称は「内容証明」といい、郵便法第65条に規定されています。
重要なのは、内容証明郵便自体に直接的な法的強制力はないという点ですが、文書の内容と送達の事実が公的に証明されるため、後のトラブル発生時に有力な証拠となります。
借主が利用する主なケースとしては、貸主に対する賃貸借契約の解除通知、敷金返還の請求、不当な退去費用請求への抗議、住宅の瑕疵（欠陥）に基づく修繕請求や損害賠償の主張などが挙げられます。
内容証明郵便を送ることで、「いつ、どのような要求や意思表示をしたか」を明確に記録に残すことができ、交渉や裁判において重要な証拠として機能します。
特に、貸主からの一方的な退去要求や不当な契約変更に対して異議を唱える場合や、法律で認められた権利を行使する際には、内容証明郵便を活用することで、自身の立場を法的に強化することが可能です。
内容証明郵便を発送するときは、同じ内容の文書を3部準備することが必要です。
このうち、1部が実際に発送され、1部は郵便局で保管されます。
もう1部は郵便局の消印が押された後、差出人の控えとして渡されます。
これは持ち帰り、ご自身で保管します。
内容証明郵便の中の差出人の氏名を記載した部分に捺印します。
これは3部すべてに必要です。個人の場合は認印で構いませんが、実印を使用するとより確実です。
法人の場合は法人印を捺印します。
内容証明文書が2ページ以上になるときは、ホッチキスでとめて、その綴じ目に割印をしてください。
割印は差出人の氏名の横に捺印した印と同じ印を使用する必要があります。
封筒1通を準備し、封筒に相手の住所、氏名または社名と差出人であるご自身の住所、氏名を書きます。
封筒の記載は、内容証明郵便の文書中の相手の住所と氏名または社名、差出人の住所と氏名の記載と同じにする必要があります。
また、内容証明郵便の文書中にご自身の住所と氏名にあわせて、電話番号を記載した場合は、封筒にも同じように電話番号を記載してください。
「Step02」から「Step05」で準備した内容証明郵便3部と封筒1通を郵便局に持参します。
ただし、郵便局によって内容証明郵便を取り扱っているところとそうでないところがありますので、郵便局に行く前にその郵便局が内容証明郵便を扱っているかどうか確認して下さい。
郵便局に持参すると、郵便局の職員に「配達証明はつけますか？」と聞かれる場合があります。
配達証明は、内容証明郵便を相手がいつ受け取ったのかを知るために必要なものなので、必ず配達証明をつけてもらうようにお願いして下さい。
内容証明郵便の3部のうち1部は郵便局の消印を押した後、差出人の控えとして渡されますので、持ち帰って大切に保管します。この控えは今後の交渉や裁判の際の重要な証拠となります。
内容証明郵便を受け取った貸主は通常1週間〜2週間程度で回答します。回答がない場合は、電話や再度の内容証明郵便で督促することも検討しましょう。
貸主から回答があった場合、その内容に応じて以下の対応を取ります。
お互い金額に納得がいけば退去費用の精算が完了します。合意内容は必ず書面で残しておきましょう。
内容証明郵便は単に送るだけでなく、戦略的に活用することで問題解決の強力なツールになります。
まず、送付前に相手との話し合いを尽くすことが重要です。
いきなり内容証明を送ると関係悪化を招くことがあります。
また、文面は感情的な表現を避け、客観的な事実と法的根拠を示すことで説得力が増します。
重要な契約書類や証拠となる資料のコピーを同封すると、より効果的です。
専門的な内容や複雑な法的主張を行う場合は、行政書士や弁護士に相談することをお勧めします。
プロの視点で適切な文言や構成をアドバイスしてもらえるため、より効果的な内容証明郵便を作成できるでしょう。
以下は、敷金返還請求の内容証明郵便のテンプレートです。
交渉を前提とした丁寧な内容にしています。
発送日 令和〇年〇月〇日
被通知人 〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
〇〇〇不動産株式会社
代表取締役 〇〇 〇〇 様
通知人 〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
氏名 〇〇 〇〇
電話番号: 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス: 〇〇〇〇@〇〇〇〇.〇〇.〇〇
通知書
拝啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、私こと〇〇 〇〇は、貴社が管理されている下記物件を令和〇年〇月〇日から令和〇年〇月〇日まで賃借しておりました。
物件情報
物件名 〇〇〇〇マンション
部屋番号 〇〇〇号室
所在地 〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇
契約期間 令和〇年〇月〇日～令和〇年〇月〇日
敷金 金〇〇〇,〇〇〇円
契約時に敷金として金〇〇〇,〇〇〇円をお預けしておりましたが、退去後の本日に至るまで敷金の返還がございません。当該物件の退去時に行われた立会いでは、通常の使用による経年劣化以外の特段の損傷は確認されておらず、原状回復費用が発生する旨の説明もございませんでした。
つきましては、民法第６２２条の規定に基づき、敷金として預けた金〇〇〇,〇〇〇円の返還を請求いたします。
なお、本状到着後〇週間以内（令和〇年〇月〇日まで）に、下記の口座へのお振込みをお願い申し上げます。
振込先
金融機関名 〇〇銀行
支店名 〇〇支店
口座種別 普通
口座番号 〇〇〇〇〇〇〇
口座名義 〇〇 〇〇（カナ表記）
万が一、敷金から控除すべき費用があるとお考えの場合は、その具体的な内容と金額の根拠資料（見積書、請求書、作業内容の詳細など）をご提示くださいますようお願い申し上げます。適正な根拠に基づく費用については誠意をもって対応させていただく所存です。
本件に関しまして何かご不明な点やご質問等ございましたら、上記連絡先までご連絡いただければ幸いです。円満な解決に向けて誠意をもって対応させていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
氏名 〇〇 〇〇（印）必要に応じて、実際の状況（退去時の状況、やり取りの経緯等）を追記してください。また、送付前に法的な助言を得ることをお勧めします。
内容証明郵便は、重要な意思表示を確実に相手に伝え、その事実を証明するための有効な手段です。
契約トラブルや金銭問題など、法的な場面で自分の権利を守るためには欠かせないツールといえるでしょう。
今回は、敷金返還請求を例として、内容証明郵便作成の流れを解説しました。
ただし、内容証明郵便を送付すれば必ず問題が解決するわけではありません。
あくまでも証拠を残すための手段であり、相手に法的義務を強制するものではないことを理解しておきましょう。
深刻なトラブルの場合は、内容証明郵便の送付と並行して、専門家への相談や法的手続きを検討することが大切です。
適切なタイミングと内容で内容証明郵便を活用し、トラブル解決の第一歩としてください。
